Samþykktir

1. gr. Heiti og aðsetur

Samtökin eru samtök framleiðenda frumlyfja og heita Frumtök. Skrifstofa samtakanna og varnarþing er í Reykjavík.

2. gr. Markmið og tilgangur

Markmið samtakanna er að vinna almennt að hagsmunum frumlyfjaiðnaðar sem byggir á rannsóknum. Undir markmið samtakanna fellur m.a. að vinna að hagsmunum félagsaðila tengdum rannsóknum, þróun, framleiðslu, sölu og lagalegri vernd frumlyfja auk þess að sinna hagsmunum frumlyfjaiðnaðar í viðskiptum, stjórnmálum og samfélagsmálum. Samtökin skulu veita aðildarfyrirtækjum sínum upplýsingaþjónustu og setja þeim siðareglur. Einnig er tilgangur samtakanna að standa vörð um hagsmuni aðildarfyrirtækja sinna og koma fram fyrir þeirra hönd m.a. gagnvart opinberum aðilum, samtökum og fyrirtækjum í málum sem hagsmuni þeirra varða. Í því felst m.a. heimild, sem veitt skal með ákvörðun stjórnar hverju sinni, til að koma fram fyrir hönd aðildarfyrirtækjanna, eins eða fleiri, fyrir dómstólum eða úrlausnaraðilum í málum sem varða almenna jafnt og sértæka hagsmuni þeirra.

3. gr. Aðild

Aðild má veita fyrirtækjum, þar með talið dótturfyrirtækjum, sem sinna rannsóknum, þróun, framleiðslu eða sölu frumlyfja á Íslandi.

Ef aðildarfyrirtæki telst fyrirtækjahópur skal hópurinn ákveða hvaða eining hans fari með aðild fyrir hópinn, s.s. dótturfyrirtæki eða útibú.

Fyrirtæki geta með skriflegu samþykki heimilað íslenskum umboðsaðila sínum að vera fulltrúi fyrirtækisins hjá samtökunum. Slíkt er þó háð því skilyrði að fyrirtækið sé ekki sjálft aðili að samtökunum.

Tengd fyrirtæki/aðilar eða fyrirtækjahópar skulu aðeins hafa eina aðild. Þó getur stjórn samtakanna samþykkt aðild fleiri en eins fyrirtækis í fyrirtækjahóp ef fyrirtækin eru að mati stjórnar nægilega sjálfstæð í rannsóknum, vöruþróun og sölu.

Í aðildarumsókn skal sýnt fram á að skilyrði um aðild að samtökunum séu uppfyllt.

Umsókn um aðild skal rædd í stjórn samtakanna og telst umsókn samþykkt ef hún hlýtur samþykki meiri hluta stjórnar.

4. gr. Skyldur aðila

Aðilar að samtökunum skulu ekki aðhafast neitt það sem stangast á við tilgang samtakanna eða siðareglur. Rísi mál, er gefi tilefni til upplýsingaöflunar af hálfu skrifstofu samtakanna hjá einstökum aðila samtakanna eða aðilum öllum, skal viðkomandi aðili veita umbeðnar upplýsingar. Framkvæmdastjóri skal einn hafa aðgang að upplýsingum frá einstökum aðilum, en jafnframt er honum heimilt að leita sér utanaðkomandi sérfræðiráðgjafar og álits. Rísi ágreiningur um réttmæti óskar um upplýsingar, skal stjórn skera úr um hann.

5. gr. Aðildargjöld

Aðilar að samtökunum skulu greiða árleg aðildargjöld. Greiða skal aðildargjald sem fer eftir heildsöluveltu á Íslandi undanfarið almanaksár. Aðalfundur ákveður aðildargjöld.

Gjalddagi aðildargjalda skal vera ársfjórðungslega.

Ef aðild að samtökunum er veitt eftir upphaf almanaksárs skal viðkomandi greiða hlutfallslegt aðildargjald frá þeim degi sem aðild er samþykkt til loka almanaksársins.

Skrifstofa samtakanna reiknar og innheimtir aðildargjöld. Dráttarvexti skal leggja á vangoldin aðildargjöld frá eindaga. Innheimta má gjöld fyrir ítrekanir.

6. gr. Úrsögn og útilokun

Úrsögn úr samtökunum skal vera skrifleg og miðast við árslok. Úrsögn þarf að berast með a.m.k. sex mánaða fyrirvara.

Aðild að samtökunum lýkur ef aðili hættir að vera til sem sjálfstæð lögpersóna eða fer í skiptameðferð, gjaldþrot eða félagsslit með eignauppgjöri.

Aðili skal útilokaður frá samtökunum ef skilyrði fyrir aðild hafa ekki verið uppfyllt eða ef aðili hefur vanefnt skyldur sínar samkvæmt samþykktum þessum.

Ákvörðun um útilokun skal tekin af stjórn samtakanna. Vilji aðili ekki una ákvörðun stjórnar um útilokun, getur hann skotið máli sínu til félagsfundar samtakanna Félagsfundur skal taka ákvörðun um útilokun með einföldum meirihluta.

Aðildargjöld skal greiða fram að þeim degi sem endanleg ákvörðun um útilokun er tekin..

7. gr. Aðalfundur

Aðalfundur samtakanna fer með æðsta vald í málefnum þeirra. Aðalfund skal halda fyrir lok mars ár hvert. Boða skal til aðalfundar með minnst fjórtán daga fyrirvara, með bréfi til aðildarfyrirtækja eða öðrum sannanlegum hætti. Með fundarboði skal fylgja dagskráaðalfundar, tillögur að breytingum á samþykktum ef einhverjar eru og tilkynning um framboð til stjórnar eða niðurstöðu ef sjálfkjörið er.

Löglega boðaður aðalfundur er lögmætur óháð fundarsókn.

Hver aðili að samtökunum skal hafa eitt atkvæði. Hverjum aðila er heimilt að fela öðrum að fara með atkvæði sitt á aðalfundi með skriflegu umboði, enda hafi sá sem við umboðinu tekur einnig atkvæðisrétt á fundinum.

Á aðalfundi ræður einfaldur meirihluti atkvæða, nema annað sé tekið fram í samþykktum þessum. Atkvæðaskrá skal liggja frammi á aðalfundum og félagsfundum. Atkvæðagreiðsla skal vera skrifleg sé þess óskað.

Formaður samtakanna setur aðalfund og aðra félagsfundi og tilnefnir fundarstjóra sem úrskurðar í deilumálum. Fundarstjóri ber ábyrgð á ritun fundargerðar, sem skal vera aðgengileg fyrir aðila samtakanna eigi síðar en viku eftir aðalfund eða aðra félagsfundi.

Á aðalfundi skulu tekin fyrir þessi mál:

1. Skýrsla stjórnar um stöðu og rekstur samtakanna á liðnu ári.
2. Reikningar samtakanna fyrir liðið ár, ásamt skýrslu endurskoðanda, skulu bornir upp til samþykktar.
3. Breytingar á samþykktum.
4. Ákvörðun félagsgjalda og samþykkt fjárhagsáætlunar.
5. Kosning stjórnar.
6. Kjör endurskoðanda.
7. Önnur mál.

Löglega frambornar viðauka- og breytingatillögur má bera upp á aðalfundi eða öðrum félagsfundum, án þess að þær hafi verið lagðar fram fyrir fundinn. Að öðru leyti verða mál sem ekki hafa verið greind í dagskrá aðalfundar eða annarra félagsfunda tekin til endanlegrar úrlausnar á slíkum fundum nema með samþykki allra félagsmanna, en gera má um þau ályktun til leiðbeiningar fyrir stjórn.

8. gr. Félagsfundur

Félagsfundir skulu haldnir svo oft sem stjórn samtakanna telur ástæðu til. Boða skal til félagsfundar komi fram ósk um það frá einum stjórnarmanna eða aðildarfyrirtæki. Boða skal til félagsfundar með að lágmarki þriggja daga fyrirvara, með bréfi til aðildarfyrirtækja eða öðrum sannarlegum hætti. Með fundarboði skal fylgja dagskrá fundarins og þær tillögur sem lagðar verða fyrir fundinn. Löglega boðaður félagsfundur er lögmætur óháð fundarsókn.

Félagsfundur tekur ákvarðanir með einföldum meirihluta atkvæða nema annað sé tilgreint í samþykktum þessum.

9. gr. Stjórn

Í stjórn samtakanna skulu vera sjö stjórnarmenn. Stjórnarmenn  skulu kosnir á aðalfundi. Hver aðili að samtökunum má aðeins hafa einn fulltrúa í stjórninni.  Stjórnarstörf eru ólaunuð.

Stjórnin skal skipuð til tveggja ára. Velja skal fjóra stjórnarmenn á ári sem endar á oddatölu og þrjá stjórnarmenn á ári sem endar á jafnri tölu. Falli atkvæði jöfn skal varpa hlutkesti.

Þeir sem gefa kost á sér til stjórnarsetu skulu tilgreindir í aðalfundarboði. Aðilar að samtökunum mega tilnefna frambjóðendur til stjórnar. Tilkynna skal skrifstofu samtakanna um framboð til stjórnar hið minnsta tuttugu dögum fyrir aðalfund.

Kosning til stjórnar er einstaklingskosning og ræðst með einföldum meirihluta. Kosning skal vera skrifleg sé þess óskað.  Falli atkvæði jöfn skal hlutkesti ráða.

Stjórnarmenn má endurkjósa. Þeir skulu þó ekki sitja samfellt lengur en tvö kjörtímabil í einu, en eru kjörgengir að nýju á næsta aðalfundi á eftir.

Ef stjórnarmaður lætur af störfum situr stjórn óbreytt út kjörtímabilið. Kjósi stjórn svo, getur stjórnin valið nýjan stjórnarmann eða boðað til auka aðalfundar svo kjósa megi nýjan stjórnarmann. Stjórnarmaður valinn með þessum hætti skal sitja í stjórn það sem eftir lifir kjörtímabils þess stjórnarmanns sem lét af störfum. Aldrei mega færri en fimm skipa stjórn hverju sinni.

10. gr. Verkefni stjórnar

Stjórn samtakanna stýrir málefnum þeirra á milli aðalfunda og annarra félagsfunda.

Stjórn kýs sér formann og varaformann á fyrsta stjórnarfundi eftir aðalfund. Formaður stjórnar, eða framkvæmdastjóri í hans umboði, boðar til stjórnarfunda svo oft sem þurfa þykir. Formaður stjórnar stjórnar fundum.

Stjórnin er ákvörðunarbær þegar þrír stjórnarmenn eru viðstaddir.

Mál skulu leyst með einföldum meirihluta atkvæða. Falli atkvæði jafnt ræður atkvæði formanns úrslitum. Málefni sem rædd eru og ákveðin á stjórnarfundum skal framkvæmdastjóri skrá í fundargerð, sem samþykkt skal af stjórn.

11. gr. Framkvæmdastjóri

Stjórn samtakanna skal ráða framkvæmdastjóra til að sinna verkefnum samtakanna og bera ábyrgð á daglegum rekstri, s.s. stjórna skrifstofu samtakanna. Framkvæmdastjóri hefur rétt til setu á öllum fundum samtakanna með málfrelsi og tillögurétt. Formaður, að höfðu samráði við stjórn, ákveður starfskjör framkvæmdastjóra.

12. gr. Málefnanefndir

Stjórn samtakanna er heimilt að skipa nefnd til að sinna skyldum og verkefnum sem stjórnin tiltekur. Nefndin skal hætta störfum þegar stjórnin ákveður.

13. gr. Undirritunaraðili

Samtökin skulu skuldbundin þriðja aðila með undirritun formanns og varaformanns eða með undirritun framkvæmdastjóra og formanns eða varaformanns. Stjórn veitir prókúruumboð.

14. gr. Endurskoðandi

Á aðalfundi samtakanna skal kjósa einn löggiltan endurskoðanda og skal hann endurskoða reikninga samtakanna fyrir hvert rekstrarár og leggja niðurstöðu sína fyrir aðalfundinn.

15. gr. Reikningar

Fjárhagsár samtakanna skal vera almanaksárið. Stjórn samtakanna ber ábyrgð á að ljúka undirbúningi ársreikninga og leggja fyrir endurskoðanda.

16. gr. Breytingar á samþykktum og slit samtakanna

Tillögur um breytingar á samþykktum þessum skulu sendar stjórn sem leggur þær fyrir aðalfund eða almennan félagsfund. Tillögur skulu hafa borist eigi síðar en þremur vikum fyrir fund og skal þeirra getið í fundarboði. Til að breyta samþykktum þarf 2/3 hluta greiddra atkvæða. Hið sama gildir um tillögu um slit á samtökunum. Komi til slita skal eignum samtakanna skipt milli þeirra fyrirtækja sem aðild eiga að samtökunum við ákvörðun um slit í réttu hlutfalli.

Samþykkt á stofnfélagsfundi þann 26. október 2005, með breytingum á aðalfundi 21. mars 2007, með breytingum á aðalfundi 17. mars 2010, með breytingum á félagsfundi 22. mars 2012, með breytingum á aðalfundi 16. mars 2017 og með breytingum á aðalfundi 17. mars 2022.